Como uso o Trello para organizar minha vida, melhorar a produtividade e dormir em paz

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Screenshot do meu Trello pessoal.

Lista de tarefas, agenda, post it, lembrete, “de cabeça” ou calendário: como você organiza sua vida?

Eu adoro organizar coisas e já testei diversos métodos — dos post its ao OmniFocus.

Iniciei 2018 usando uma agendinha de papel, mas percebi que estava começando a me perder.

Meu momento de trabalho envolve muitas atividades que dependem de terceiros e eu estava com dificuldades de controlar as coisas pelas quais eu sou responsável, mas que ficam na dependência de outra pessoa para serem resolvidas.

Foi aí que decidi usar o Kanban para organizar a lista de tarefas da vida profissional e pessoal.

[NA TEORIA]

O Método Kanban

O Kanban é um conceito de organização voltado para processos. Inicialmente, ele foi utilizado em empresas japonesas para auxiliar na gestão da fabricação de itens em série.

Basicamente, as etapas do processo são separadas em colunas, enquanto que os cards representam um item ou tarefa que deve passar pelo fluxo, sendo movidos da primeira à última fase.

As três etapas mais básicas do Kanban para gestão de tarefas são as seguintes:

  1. Para fazer (To Do)
  2. Fazendo (Doing)
  3. Feito (Done)
Imagem: LeanKit

As etapas podem ser personalizadas conforme o contexto e novas fases podem ser adicionadas ao fluxo.

A grande sacada do Kanban é que ele permite um acompanhamento visual da evolução da tarefa, além de facilitar o processo de priorização e foco.

Quebrando tarefas

Antes de começar a organizar tarefas dentro de um fluxo, é importante refletir sobre o conceito: o que é uma tarefa?

Pode-se dizer que uma tarefa é uma atividade que precisa ser realizada dentro de um prazo e que pode ou não compor um bloco maior de tarefas.

Bloco de atividades

Bloco de atividade: Criar um site no WordPress para o cliente X
Tarefa: Reunião de briefing com o cliente X
Tarefa: Benchmark de sites sobre Y
Tarefa: Seleção de temas para o WP
Tarefa: Comprar domínio e hospedagem
Tarefa: Aprovação do tema
Tarefa: Rascunho de conteúd
Tarefa: Comprar tema
Tarefa: Aprovação do conteúdo […]

Tarefa simples

Tarefa: Pagar conta de luz

Teoricamente, podemos “quebrar” uma tarefa em dezenas de tarefinhas. Seguindo o exemplo acima, poderíamos decompor a primeira tarefa até o clique do mouse. Mas isso não faz o menor sentido.

Então, qual é o limite para decompor uma tarefa?

Isso depende muito do contexto. A minha regra geral para o controle pessoal de to dos é que uma tarefa pode levar no máximo duas horas para ser concluída. Se ela que exige mais que isso, eu a quebro em tarefas menores.

Para mim, assim fica mais fácil de controlar as atividades, além de que dificilmente consigo focar em uma tarefa por mais de duas horas — pelo menos uma pausa para tomar água precisa rolar!

[NA PRÁTICA]

A Ferramenta

Trello é uma ferramenta online gratuita para criar e gerenciar Kanbans personalizados.

O serviço permite que você crie quantas colunas (etapas do processo) quiser e adicione cards, que podem ser marcados com etiquetas e com uma data de alerta.

Exemplo de uso do Trello

Eu adoro o Trello e utilizo a ferramenta em contextos profissionais sempre que preciso organizar fluxos de forma simples e não quero/posso dispender muito tempo ou dinheiro com isso.

Planejamento semanal

Em se tratando de produtividade, não adianta querer abraçar o mundo e entupir sua to do list com uma quantidade de tarefas superior à sua capacidade de concluí-las. Multitasking não existe! 

Eu gosto de separar meus objetivos por semana. Todo domingo à noite ou segunda-feira pela manhã eu separo um tempo para organizar meu Kanban.

Isso significa revisitar as tarefas que ainda estão pendentes e selecionar aquelas que pretendo atacar durante a semana (em gestão de projetos ágil, isso pode ser chamado de Sprint).

Screenshot do meu Trello pessoal

Tanto no campo pessoal quanto no profissional, existem mil coisas que eu quero fazer, seja limpar o armário de sapatos, ir ao dentista ou escrever um novo artigo para o blog.

Porém, eu sei que se eu tentar colocar essas três atividades dentro da minha semana, eu não vou conseguir concluí-las porque tenho outras mil coisas para fazer.

Então, deixo essas tarefas em uma lista chamada “Backlog” (explico melhor logo abaixo) e seleciono para a semana as tarefas que tenho praticamente certeza que vou conseguir concluir.

Não se desespere se, na primeira semana, você incluir tarefas demais ou de menos na sua lista. Esse feeling de entender o que cabe ou não na sua semana é afinado com o tempo.

Meu board de tarefas

No Trello, criei um novo Kanban com seis fases. São elas:

1. Backlog

Todas as tarefas que gostaria/preciso cumprir e que não cabem na minha semana ficam no Backlog.

São contas que preciso pagar daqui duas semanas, a consulta anual do oftalmologista, o artigo que quero escrever para o blog, o armário que preciso faxinar e assim por diante.

Essas tarefas podem ou não ter uma data limite para serem concluídas.

O objetivo ao deixá-las no Backlog é mantê-las no radar.

2. This Week (Esta semana)

Aqui ficam as atividades que planejo fazer na semana. Todas elas têm uma data de conclusão prevista, o que me ajuda a priorizar o que vai ser atacado no dia (etapa “Fazendo”) ou o que eventualmente vai ser delegado a outra pessoa.

3. Doing (Fazendo)

Esta é a lista de to dos do dia. Todo dia pela manhã, decido o que vai entrar nesta etapa.

Sabe aquela velha história de que, antes de cortar uma árvore, é inteligente afiar o machado? Pois é, isso se aplica ao seu dia! Planeje!

Evito ao máximo deixar mais de três atividades nesta fase, afinal, multitasking não existe.

4. Delegate (Delegar)

Esta etapa se aplica mais ao meu contexto profissional, em que pessoas da equipe podem me ajudar com algumas tarefas.

Sempre que surge algo que posso passar para alguém, deixo nessa etapa e, assim que delegar a tarefa, coloco o card na etapa “Terceiros” (veja abaixo).

5. 3rd Party (Terceiros)

Tudo o que está nesta fase não depende de mim, mas é de minha responsabilidade.

Mandei o email para o cliente e estou aguardando resposta dele? Terceiros.

Estou aguardando a secretária me retornar com um horário para o dentista? Terceiros.

Deleguei uma atividade a um colega do trabalho? Terceiros.

Deixar os cards nessa fase me ajuda muito a controlar as pendências e a deixar a cabeça tranquila.

Sabe aquela coisa de acordar às três da manhã lembrando-se de uma coisa que você esqueceu de cobrar? Pois é, com essa etapa do Kanban isso não acontece mais!

Vale criar o hábito de verificar a coluna de Terceiros pelo menos uma vez a cada dois dias para não deixar o assunto morrer na caixa de entrada do colega — é o famoso email “sigo no aguardo”, que vira tarefa na etapa “Doing“.

Lembre-se de que quem precisa concluir a tarefa até o fim da semana é você! Portanto, mantenha a atividade no radar e vá atrás!

6. Done (Feita)

Como o nome diz, aqui ficam as tarefas concluídas. Missão cumprida!

Regras do jogo

A gente sabe que a vida acontece e que, não raro, o planejamento semanal vai por água abaixo.

Dependendo do seu contexto profissional e pessoal, muitas tarefas vão surgir durante a semana, sendo necessário repriorizar as atividades. E isso é normal!

O Kanban está aí para te ajudar e não para estabelecer regras inquebráveis, escritas em pedra.

Vai precisar retornar uma tarefa para o backlog no meio da semana? Tudo bem.

Vai precisar rever o prazo de uma atividade? Tudo bem.

Chegou o fim da semana e você não deu conta de tudo? Tudo bem.

A ideia não é planejar para não falhar, mas para falhar menos.

Tenha um planejamento semanal, mas deixe tempo separado para apagar os incêndios que eventualmente surjam.

Para manter o Kanban atualizado na correria do dia a dia, sugiro baixar o App do Trello e deixá-lo sempre aberto no computador, posicionado nos atalhos, ou na primeira página de Apps do celular.

App do Trello no Dock do Mac OS X. Mantenha-o sempre à vista!

O Trello funciona também no navegador, mas se você é como eu e adora manter quarenta e cinco abas abertas o mesmo tempo, há grandes chances de se perder e deixar o Trello de lado. Com o App, lembrar-se dele fica mais fácil!

[EXTRAS]

Etiquetas

Um dos grandes benefícios do Kanban é proporcionar uma forma visual de controlar as tarefas. Uma das ferramentas do Trello que contribui para isso são as etiquetas, que podem ser adicionadas a cada card.

No meu caso, criei etiquetas para diferenciar as tarefas conforme áreas da minha vida, como “Work”, “Vida”, “Freelas”, “Saúde” e “Cursos”.

Você pode ainda criar etiquetas para sinalizar o grau de dificuldade da tarefa ou tempo que ela leva para ser feita, por exemplo.

Etiquetas que uso no meu board do Trello

Integração com o Calendar

No trabalho, eu uso o Google Calendar para marcar reuniões e calls. Para mim, é super importante ter essas atividades organizadas no Kanban.

Saber no início do dia que eu tenho uma reunião às 10h permite, por exemplo, que eu escolha deixar para depois do almoço uma tarefa longa que exige concentração.

Para não precisar adicionar manualmente o card da reunião ao Kanban, eu fiz uma automação usando o Zapierem sua versão gratuita (há limite de 100 tarefas automatizadas por mês).

Essa ferramenta faz integrações entre serviços e automatiza tarefas.

No Zapier, eu criei uma regra para que toda vez que um evento novo é criado no meu Calendar (trigger)um card com o nome do evento e data/horário é automaticamente criado no Trello (action).

Screenshot da tela do Zapier com a “receita” da automação.

Este artigo dá detalhes sobre como automatizar esta ação.

Tarefas recorrentes

No caso de tarefas que se repetem, como pagar uma conta mensalmente ou enviar relatórios semanais, é possível ativar um dos chamados power ups.

Os power ups são uma espécie de extensões do Trello, sendo um deles a possibilidade de definir frequências para a criação automática de cards. A versão gratuita do Trello permite a ativação de até um power up.

Como criar cards recorrentes no Trello

Este artigo dá o passo a passo de como ativar a repetição automática de cards na ferramenta.


Esta é a forma que tenho usado o Trello e o conceito do Kanban para organizar a minha vida. Muito pode ser adaptado — e também automatizado — conforme sua preferência e contexto de vida ou trabalho.

E se nada disso funcionar, há dezenas de outros métodos digitais ou analógicos para organizar a vida. O importante é não deixar que as tarefas se tornem preocupações que te acordam no meio da noite. Dormir faz bem pra pele!


E então, qual é a sua forma favorita de organizar as tarefas da vida pessoal e do trabalho?